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关于工作秘密管理的思考
发布人:何鸿鹏   发布时间:2016-12-23

    保密工作的基本内涵应该包括保守国家秘密和工作秘密两个方面。在实际工作中,我们对国家秘密的定义、范围和管理比较熟悉,而对工作秘密管理则较为薄弱,主要反映在对工作秘密定义不准、内涵不明、职责不清等方面。本文结合保密工作的实践,就党政机关工作秘密的管理提出一些思考和探讨。

     一、工作秘密保护的法律依据及国际惯例

《中华人民共和国公务员法》(以下简称《公务员法》)第十二条第六款明确规定保守国家秘密和工作秘密是公务员应该履行的义务。同时《公务员法》在五十三条第十款进一步规定,公务员不得有泄露国家秘密或者工作秘密的行为。《中华人民共和国政府信息公开条例》(以下简称《信息公开条例》)也明确规定,行政机关公开政府信息不得危及国家安全、公共安全、经济安全和社会稳定。这些规定应该包括有不得任意公开国家秘密、工作秘密以及影响社会稳定的敏感信息的含义。至于有人认为,新修订的《中华人民共和国保守国家秘密法》(以下简称《保密法》)没有涉及党政机关工作秘密保护的内容,那是因为修订的《保密法》专指国家秘密的保护,工作秘密分布在不同机关,情况千差万别,它的管理主要依赖于各机关的规章制度,目前从国家的层面上还很难对工作秘密制定出一个统一的法规。换句话说,工作秘密的保护属保密工作的另外一个保护范畴。因此,不能认为《保密法》没有提及工作秘密的保护而忽视对工作秘密的管理。

 同时,工作秘密的保护也是国际通行的做法,即便是我们习惯性认为美国、欧洲、日韩等信息自由的国家。由于工作秘密不同于国家秘密,在世界范围内没有形成统一的“工作秘密”这一法律术语,导致我们常常认为国外没有工作秘密保护的错误认识。就工作秘密所包含的信息范畴而言,各国的称呼不尽相同,较为通行的做法是各国一般在信息公开法中以公开例外的方式予以明确列举。例如,《美国法典》、《挪威信息自由法》、《日本行政机关拥有信息公开法》、《韩国公共机关信息公开法》、《芬兰政府活动法》、《加拿大信息获取法》、《泰国官方信息法》等等,都以公开例外的形式对机关内部事务、政府执法信息、政府决策信息、政府敏感信息等方面给予了明确的保护。其实质与我们所说的工作秘密的内涵是一致的。

    二、工作秘密的事项

    说到工作秘密的事项,必然首先涉及到工作秘密的定义。工作秘密涉及的内容非常复杂,目前尚无比较准确的法律定义。从保密工作的实践来看,笔者比较赞成这样的定义:工作秘密是指各级党政机关(包括授权管理的事业单位)在公务活动和内部管理中,产生的不属于国家秘密,而又不宜对外公开,按照规定程序,在一定时间只限一定范围知晓的事项。工作秘密的具体事项可以列举若干,这里不便赘述。为了便于对工作秘密的把握和梳理,可以分为五大类:一是文件类,包括不宜公开的通知、决定、纪要、请示、报告、函件等;二是信息类,包括不宜公开的领导讲话、调研报告、工作研究、工作参考、内部信息等;三是政务类,包括工作预案、领导政务活动方案、公务接待方案等;四是专项业务类,包括尚在酝酿中的人事调整方案、案件调查资料、专项行动方案等;五是内部管理类,包括特殊岗位职责、纪律、奖惩等规定。从上述工作秘密分类,就其内容来看,大多属于党政机关的内部管理事项,虽然不属于国家秘密事项,但又不宜任意公开。任意公开造成的影响和危害是难以弥补的。

   由此可见,加强党政机关工作秘密的保护是非常必要的。但是需要指出的是,不能把机关所有的行为纳入工作秘密范畴,主要指:一是不能将依法应予向社会公开的事项作为工作秘密,妨碍政府信息依法公开,影响公民知情权和参与权的行使。二是不能将违法违纪行为作为工作秘密,逃避有关机关的监督和查处。三是不能将公众或机关干部职工应该知晓的事项作为工作秘密,影响社会监督和民主管理。四是不能将国家秘密作为工作秘密,国家秘密和工作秘密都应得到有效保护,但其保护的内容和措施是有区别的,二者不能混淆。

    三、工作秘密保护的对策

   我们认为,国家秘密、工作秘密和公开信息属于党政机关信息资源中相辅相成的三个层次。目前,随着《保密法》的修订和《政府信息公开条例》的实施,党政机关中国家秘密的保护和信息公开的处理有了比较明确而规范的管理方式和措施,但随之而“孤立”出来的工作秘密的保护问题却显得尤为突出而管理滞后。虽然有了法律法规的原则规定,解决了大家误解的工作秘密保护无法可依的问题,但就各个机关单位如何管理工作秘密的具体对策却还存在诸多不足。当务之急,我们应该参照国家秘密的管理方式,从三个方面入手逐步实现工作秘密的规范管理。

    (一)处理好保护国家秘密和工作秘密的关系。国家秘密涉及国家利益和安全,毫无疑问应该加以重点保护。党政机关在公务活动中形成的工作秘密相当一部分和国家秘密联系在一起,如有些局部的事件处理不当,工作秘密一旦泄露,就可能引起群体事件,进而影响稳定大局。有的分散在部门的经济信息,不一定是国家秘密,但汇集起来就是国家秘密。有的信息单位内部可能认为是一般信息,但一旦被人利用,就可能对国家造成危害。有的内部管理规定本身不是国家秘密,但违反内部管理规定可能造成国家秘密泄露。可见,工作秘密管理不好,完全有可能引起社会矛盾和社会不稳定,有可能影响正常的工作秩序,造成不必要的影响和损失;有可能引起社会矛盾和社会不稳定,甚至有可能危及国家安全和利益。因此,我们在实际工作中,在依法保护好国家秘密的同时,也要保护好工作秘密,该公开的依法公开,该知晓的及时知晓,该保护的国家秘密和工作秘密按照相关法规保护好。

    (二)做好工作秘密的界定。国家秘密的范围和定密程序都有明确规定,操作起来比较容易,而工作秘密的界定比起国家秘密更为复杂。根据保密工作实践,可从以下几方面入手:一是从内容上界定,将本机关在公务活动中形成的不属于国家秘密或不宜对外公开的,而又较为重要和敏感的事项梳理出来。具体做法可以将本单位国家秘密事项和工作秘密事项列举汇集在一起,使机关相关人员知晓和遵守。二是从标识上界定,属于国家秘密的事项,必须按密级进行标识和管理。属工作秘密事项一般不作密级标识。对未标明密级,又不对外公开的正式文件,须标明知悉范围,或标明“依申请公开”字样,以示提醒。对非正式文件的工作秘密材料,可标明“内部资料、会议材料”、“注意保存”或“会后收回”等字样,使之妥善管理。对特别敏感的工作秘密还可明确到具体知晓人、退回时间和部门等。三是定密责任的界定。对国家秘密的确定,大多数机关单位都指定有专人负责(定密责任人),并有明确的定密流程。对工作秘密的确定包括知悉范围、保密期限、存放地点等,实行“谁主管、谁负责”、“谁审批、谁负责”。

   (三)做好工作秘密的处理。工作秘密的范围涉及面很广,情况特别复杂,在当前信息化高速发展的条件下,稍有不慎,许多敏感信息就会被泄露,所造成的损失难以估计。在实际工作中,对工作秘密的管理应该把住“三关”:一是文件起草关,对较为敏感的工作文件或信息应该在专用的涉密机上处理完成。对机关内部的工作文件或信息也应在内网机上处理,涉密存储介质和工作存储介质也要做到专盘使用,防止交叉感染。二是把好文件保存关。属国家秘密文件,包括属工作秘密的正式文件(包括各种涉密介质)必须由机要保密人员统一建立涉密台帐,登记造册,并随时检查密件流向。属一般工作秘密或内部事项也应该由专人按内部档案管理要求进行归档管理。不能任意向社会公开。三是把好文件销毁关。无论是国家秘密载体,还是工作秘密(包括内部信息)载体,包括纸介质、磁介质、光介质、半导体介质以及涉密设备(包括机关单位使用的计算机、打印机、复印机等)需要报废更新时,都必须由单位保密人员登记造册后,统一送到保密部门指定的涉密载体销毁机构销毁,任何单位和个人不能擅自将机关单位涉密信息、内部资料以及办公电子设备交社会机构和人员处理,切实把住保密工作最后一道防线。

 


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